Factura electrónica

  1. ¿Qué es la factura electrónica?
  2. Normativa relacionada con la Factura electrónica
  3. ¿Qué necesito tener para poder realizar facturas electrónicas?
  4. ¿Qué ventajas me aporta utilizar la factura electrónica?

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un fichero electrónico que contiene todos los datos de una factura, al que se le añade una cadena o secuencia de caracteres denominado firma electrónica. Al hacer esto, la factura electrónica adquiere plena validez fiscal y legal, por lo que se elimina la necesidad de imprimir el documento para hacérselo llegar al destinatario.

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Normativa relacionada con la Factura electrónica

Los aspectos más destacados del nuevo sistema de factura electrónica son los siguientes:
  1. Para dar validez legal a una factura simplemente es necesario que está firmada digitalmente
  2. No es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni firmar ningún contrato
  3. Cualquier medio de transmisión es aceptado, de forma que podemos enviar las facturas a través de una Red de Valor Añadido, a través de Internet o a través de un mensaje de correo electrónico. La única condición es que están firmadas digitalmente
  4. En cualquier caso es necesaria la conformidad por parte del receptor de la factura para trabajar con factura electrónica. Sin embargo no debe notificarse a la Agencia Tributaria ni debe esperarse autorización por su parte
  5. La factura electrónica sustituye por completo a la factura enviada en soporte papel y por lo tanto la factura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel.

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¿Qué necesito tener para poder realizar facturas electrónicas?

Para poder utilizar la factura electrónica es necesario que cumpla las siguientes condiciones:

  1. Emplear una solución de gestión que permita la emisión de facturas a través de medios electrónicos
  2. Emplear una solución de firma electrónica con verificación de origen. La mejor estrategia para garantizar la validez de la firma electrónica vinculada a la factura es emplear una solución de certificación que garantice la verificación del certificado antes de firmar el documento. De este modo se trasladan todas las garantías fiscales al receptor sin necesidad de que éste incurra en gastos para poder realizar el proceso de verificación, facilitándole además la aceptación del receptor, necesaria para poder remitirle las facturas electrónicas.
  3. Emplear un formato estándar de documento basado en XML. Recomendamos utilizar el formato XML-UBL Internacional, de uso gratuito.

Requerimientos a efectos fiscales:

Emisor Receptor
Disponer de un certificado en vigor emitido por una Autoridad de Certificación reconocida por la Agencia Tributaria Disponer de un dispositivo que permita verificar la identidad, integridad y estado del certificado en el momento que fue empleado
Disponer de un dispositivo de firma electrónica Conservar las facturas emitidas junto con la firma electrónica y el dispositivo de verificación
Conservar las facturas emitidas junto con la firma electrónica y el dispositivo de verificación -
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¿Qué ventajas me aporta utilizar la factura electrónica?

Principales ventajas:

Emisor Receptor
Ahorro de 1,5 € por cada factura emitida, por los ahorros de impresión, ensobrado, envío, etc. Solución totalmente gratuita por estar verificadas en origen
Optimización del proceso administrativo, gracias al automatismo de la emisión y a la inmediatez en la remisión de la factura Mejora de los procesos administrativos y ahorro de 1,8 € por tareas de archivo y costes de conservación
Mejora de los procesos de factoring con entidades financieras Ahorro en espacio físico al no necesitar utilizar papel y conservarlo archivado

La factura electrónica supone un importante potencial de ahorro para las empresas, ahorro que diversos estudios cifran en 1,5 euros por factura emitida y 1,8 euros por factura recibida.

Gracias a la integración de la factura electrónica, una empresa que emita 500 facturas al mes, puede generar un ahorro anual superior a los 7.000 euros sin necesidad de realizar inversiones iniciales. Del mismo modo, una empresa que reciba 500 facturas al mes, puede generar un ahorro superior a los 10.000 euros anuales.

Además de estos ahorros para la empresa, la utilización generalizada de la factura electrónica comportará grandes beneficios para la sociedad por el ahorro en el consumo de papel que puede representar.

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